Как правильно входящие и исходящие документы в ооо

Как правильно входящие и исходящие документы в ооо

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.

Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. — рекламные материалы (листовки, программы, проспекты); — информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; — поздравительные письма и телеграммы; Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании.

Регистрация документов

. Входящая и исходящая корреспонденция.

Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал. Документы подлежат регистрации с целью: Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу. Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Существует несколько типов входящей корреспонденции и исходящей, как внутренней, так и внешней.

Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс. Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности. Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует.
Основные типы:

  • Письмо
  • Факс
  • Электронная почта
  • Телефонограмма
  • Докладная или служебная записка
  • Объяснительная
  • Заявление
  • Жалоба
  • Номер(№) документа
  • Дата (ч.м.г.) регистрации
  • Кому направлен документ (от кого поступил)
  • Тип регистрируемого документа
  • Описание

Документы, предназначенные для исполнения, ставятся на контроль и регистрируются в журнале контроля, который содержит следующие графы:

  • Номер(№) документа
  • Дата (ч.м.г.) регистрации
  • Тип регистрируемого документа
  • Исполнитель
  • Срок исполнения
  • Отметка об исполнении
Рекомендуем прочесть:  Возврат денег за телефонную гарнитуру

1. 22.01.10 Письмо Кравцов 28.01.10 27.01.10

Некоторые секреты входящих документов

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне.

На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.
На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами.

Помощь: Правила регистрации исходящих документов

ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ Исходящие документы — это документы, которые составляются в организации и направляются сторонним организациям, должностным лицам, гражданам (письма-запросы и письма-ответы, справки, докладные записки, подаваемые на имя руководителя вышестоящей организации, и т.п.). Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа. Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит.

Например, исходящий документ, подготовленный бухгалтерией, получит индекс 6-15/345 (6 — индекс бухгалтерии, 15 — номер дела в бухгалтерии, в котором будет храниться копия исходящего документа), следующий за ним документ, подготовленный отделом кадров, получит индекс 5-14/346 (5 — индекс отдела кадров, 14 — номер дела в отделе кадров, в котором будет храниться копия исходящего документа).

Регистрация входящих документов

Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки). Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка.

Рекомендуем прочесть:  Как проверить платит ли работодатель налоги за работника россия

Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Конверты обычно не сохраняют.

Исключения: В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

НАЧИНАЕМ РАЗБИРАТЬСЯ Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:

  1. обеспечение хранения документов и их использования.
  2. создание документов (документирование деятельности);
  3. организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. е. определенные правила еще не сложились)

Зачем нужен журнал регистрации входящих документов и как его вести

Журнал регистрации входящих документов: перечень регистрируемой корреспонденции, правила ведения и требования к содержанию.

Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации. Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа: Если организация только начинает свою деятельность (т.

Немного о правилах регистрации корреспонденции Перечень документов, которые сразу передаются в подразделения, минуя регистрационную книгу, обычно прописывается в инструкции по делопроизводству.

Бумажная и электронная формы журнала.

По общим же правилам не регистрируются поступившие в адрес фирмы: Исключения — официальные приглашения на совещания и документы из последнего пункта списка, поступившие вместе с сопроводительным письмом.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.

Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в журнале.